5.3 组织的岗位、职责和权限

ISO9001:2026　5 领导作用

条款正文

最高管理者应确保相关岗位的职责和权限在组织内得到分配和沟通。
最高管理者应分配以下职责和权限：
a) 确保质量管理体系符合本文件要求； 
b) 向最高管理者报告质量管理体系绩效； 
c) 确保过程交付其预期结果； 
d) 确保在整个组织内促进以顾客为关注焦点；
e) 向最高管理者报告改进机会；
f) 确保质量管理体系的完整性得到保持，包括在策划和实施质量管理体系变更时。

审核要点

🔍审核要点示例
• 是否明确岗位职责和权限？
• 是否明确过程责任人？
• 是否明确质量职责？
• 是否建立职责分配机制？
• 是否向员工进行职责传达？
• 是否明确跨部门接口职责？
• 是否授权实施质量管理活动？
• 是否评价职责落实情况？
• 是否确保质量管理体系的完整性得到保持，包括在策划和实施质量管理体系变更时？

审核证据示例

📎审核证据示例
• 岗位说明书
• 组织架构图
• 任命文件
• 授权书
• 过程职责分配表
• 工作流程图
• 培训记录
• 绩效考核记录

审核记录示例

📝审核记录示例-5.3
查阅组织架构图1份。
查阅岗位职责说明书3份。
查阅部门职责文件1份。
查阅质量管理职责分配文件1份。
查阅任命文件1份。
查阅质量目标责任书2份。
访谈最高管理者1名。
访谈质量负责人1名。
访谈部门负责人2名，了解职责落实情况。
经核实，组织已明确质量管理体系相关岗位职责和权限，并进行了沟通和分配，相关人员能够说明本岗位承担的质量管理职责。

高频问题清单

⚠️高频问题清单（详细）
• 职责权限未形成文件
• 岗位说明书长期未更新
• 过程责任人不明确
• 员工不清楚自身职责
• 跨部门接口模糊
• 授权不足或过度集中
• 履职评价缺失
• 出现问题相互推诿

审核公式

🎯审核口诀
岗位职责先明确
权限边界要清晰
人人知道干什么
体系运行有负责

审核链条

🔗审核追查链
管理需求 → 组织架构和职责文件 → 职责分配落实 → 任命/授权记录 → 职责有效履行 → 职责优化调整

不符合项（NC）格式

📝不符合项标准写法（一）
审核抽查组织岗位职责管理情况，发现采购过程和仓储过程之间关于来料检验职责划分不明确，组织未能提供职责界定文件，无法证实质量管理体系相关职责和权限得到分配和沟通。
不符合ISO9001:2015标准5.3条有关：
“最高管理者应确保组织内相关岗位的职责、权限得到分配、沟通和理解。”
的要求。
________________________________________
📝不符合项标准写法（二）
审核抽查内部审核活动，发现审核发现的问题未明确责任部门和责任人，组织未能提供职责落实证据，无法证实质量管理体系职责和权限得到有效实施。
不符合ISO9001:2015标准5.3条有关：
“应确保质量管理体系符合本标准要求。”
的要求。
________________________________________
📝不符合项标准写法（三）
审核抽查质量管理体系运行情况，发现组织未明确质量管理体系运行结果报告责任人，组织未能提供相关授权文件和职责规定，无法证实质量管理体系绩效得到有效报告。
不符合ISO9001:2015标准5.3条有关：
“应确保向最高管理者报告质量管理体系的绩效和改进机会。”
的要求。
________________________________________
📝不符合项标准写法（四）
审核抽查变更管理活动，发现组织实施组织机构调整后未同步修订岗位职责文件，部分岗位职责与实际工作内容不一致，组织未能提供职责重新分配和沟通证据，无法证实组织内相关职责和权限得到有效管理。
不符合ISO9001:2015标准5.3条有关：
“最高管理者应确保组织内相关岗位的职责、权限得到分配、沟通和理解。”
的要求。

常见问题清单

❓审核问题
•	公司组织架构是如何设置的？
•	各部门职责如何确定？
•	岗位职责如何规定？
•	如何确保职责分工清晰？
•	如何避免职责交叉或遗漏？
•	如何确保质量管理体系的完整性得到保持，包括在策划和实施质量管理体系变更时？
•	谁负责质量管理体系运行？
•	谁负责质量目标监控？
•	谁负责内部审核？
•	谁负责纠正措施管理？
•	当发现质量问题时由谁负责处理？
•	员工如何获取岗位职责要求？
•	岗位职责变更时如何通知相关人员？
•	请说明本岗位主要职责有哪些。
•	请举例说明最近一次职责调整情况。
•	如何评价职责履行效果？

加入检查表 →