7.5 文件化信息

ISO 45001:2018　7 支持

条款正文

7.5.1 总则
组织的职业健康安全管理体系应包括：
a） 本标准要求的文件化信息；
b） 组织确定的实现职业健康安全管理体系有效性所必需的文件化信息；
注： 对于不同组织而言， 其职业健康安全管理体系的文件化信息的程度可能因以下方面存在差异而不同：
——组织的规模及其活动、 过程、 产品和服务的类型；
——证实满足法律法规要求和其他要求的需要；
——过程的复杂性及其相互作用；
——工作人员的能力。
7.5.2 创建和更新
创建和更新文件化信息时， 组织应确保适当的：
a） 标识和说明（如标题、 日期、 作者或文件编号）；
b） 形式（如语言文字、 软件版本、 图表） 与载体（如纸质载体、 电子载体）；
c） 评审和批准， 以确保适宜性和充分性。
7.5.3 文件化信息的控制
职业健康安全管理体系和本标准所要求的文件化信息应予以控制， 以确保：
a） 在需要的场所和时间均可获得并适用；
b） 得到充分的保护（如防止失密、 不当使用或完整性受损）。
适用时， 组织应针对下列活动来控制文件化信息：
——分发、 访问、 检索和使用；
——存储和保护， 包括保持易读性；
——变更控制（如版本控制）；
——保留和处置。
组织应识别其所确定的、 策划和运行职业健康安全管理体系所必需的、 来自外部的文件化信息，
适当时应对其予以控制。
注1： “访问” 可能指仅允许查阅文件化信息的决定， 或可能指允许并授权查阅和更改文件化信息的决定。
注2： “访问” 相关文件化信息包括工作人员及其代表（若有） 的“访问” 。

审核要点

🎯审核要点
• 是否建立文件控制机制
• 是否建立记录控制机制
• 是否明确审批权限
• 是否控制版本状态
• 是否控制外来文件
• 是否明确保存期限
• 是否保证可追溯
• 是否防止误用
• 是否控制电子文件
• 是否保持完整性

审核证据示例

📋审核证据（迎审准备）
• 文件控制程序
• 记录控制程序
• 文件清单
• 文件发放记录
• 文件修订记录
• 外来文件清单
• 作废文件回收记录
• 电子文档管理记录
• 记录归档资料
• 档案管理制度

审核记录示例

📝审核记录示例
查阅职业健康安全管理体系文件清单1份。
查阅职业健康安全管理手册（如适用）1份。
查阅文件控制程序1份。
查阅记录控制程序1份。
抽查危险源辨识与风险评价记录2份。
抽查法律法规识别清单1份。
抽查职业健康安全目标管理记录1份。
抽查职业病危害因素检测报告1份。
抽查职业健康体检记录1份。
抽查消防演练记录1份。
访谈文件管理人员1名，了解文件编制、审批、发放、修订和作废管理机制。
现场抽查生产现场安全操作规程3份，核实与受控文件版本一致。
经核实，组织能够建立和保持职业健康安全管理体系所需文件化信息，并对文件和记录实施有效控制，文件获取方便、版本受控、保存完整。

高频问题清单

⚠️高频问题
• 使用过期文件
• 文件未审批
• 文件版本混乱
• 外来文件未更新
• 记录缺失
• 记录不可追溯
• 电子文件失控
• 保存期限不明确
• 作废文件未回收
• 文件与实际不一致

审核公式

🧠审核口诀
文件记录受控制，
编审发放有标识；
版本有效能追溯，
使用正确防失误。

审核链条

🔗审核追查链
文件编制 → 审批发布 → 发放使用 → 修订更新 → 作废回收 → 记录保存 → 查询追溯

不符合项（NC）格式

📝不符合项标准写法（一）
审核抽查文件化信息管理活动，发现生产现场使用的《有限空间作业指导书》为作废版本，组织未能提供回收记录。
无法证实文件化信息得到有效控制。
不符合ISO45001:2018标准7.5条有关：
“组织应控制职业健康安全管理体系所要求的文件化信息。”
的要求。

常见问题清单

❓审核问题
• 如何管理职业健康安全文件？
• 文件由谁批准发布？
• 如何控制文件版本？
• 如何防止误用失效文件？
• 如何管理外来文件？
• 如何保存记录？
• 记录保存期限多久？
• 如何保证记录可追溯？
• 电子文件如何管理？
• 如何保护记录完整性？

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