7.5 文件化信息

ISO 14001:2015　7 支持

条款正文

7.5.1  总则
组织的环境管理体系应包括：
a)  本标准要求的文件化信息；
b)  组织确定的实现环境管理体系有效性所必需的文件化信息。
注：不同组织的环境管理体系文件化信息的复杂程度可能不同，取决于：
——组织的规模及其活动、过程、产品和服务的类型；
——证明履行其合规义务的需要；
——过程的复杂性及其相互作用；
——在组织控制下工作的人员的能力。

7.5.2  创建和更新
创建和更新文件化信息时，组织应确保适当的：
a)	标识和说明（例如：标题、日期、作者或参考文件编号）;
b)	形式（例如：语言文字、软件版本、图表）和载体(例如：纸质的、电子的）；
c)	评审和批准，以确保适宜性和充分性。

7.5.3  文件化信息的控制
环境管理体系及本标准要求的文件化信息应予以控制，以确保其：
a)	在需要的时间和场所均可获得并适用；
b)	得到充分的保护（例如：防止失密、不当使用或完整性受损）。
为了控制文件化信息，组织应进行以下适用的活动：
——分发、访问、检索和使用；
——存储和保护，包括保持易读性；
——变更的控制（例如：版本控制）；
——保留和处置。
组织应识别其确定的环境管理体系策划和运行所需的来自外部的文件化信息，适当时，应对其予以控制。
注：“访问”可能指仅允许查阅文件化信息的决定，或可能指允许并授权查阅和更改文件化信息的决定。

审核要点

• 文件受控管理
• 文件审批发布
• 文件更新管理
• 文件版本控制
• 外来文件控制
• 环评资料保存
• 排污许可资料保存
• 环境监测记录保存
• 危废管理记录保存
• 文件易于获取

审核证据示例

• 文件控制程序
• 受控文件清单
• 环评批复文件
• 三同时验收资料
• 排污许可证
• 环境监测报告
• 危废管理台账
• 危废转移联单
• 文件发放记录
• 文件修订记录

审核记录示例

查阅文件控制程序1份。
查阅受控文件清单1份。
查阅环境影响评价批复文件1份。
查阅环保三同时验收资料1份。
查阅排污许可证1份。
查阅环境监测报告3份。
查阅危险废物管理台账1份。
查阅危险废物转移联单3份。
查阅文件发放记录2份。
访谈环境管理负责人1名。
经核实，组织已建立环境管理体系文件化信息管理机制，对文件和记录实施有效控制，能够满足环境管理体系运行和合规管理要求。

高频问题清单

• 文件未受控
• 使用作废文件
• 环评资料缺失
• 排污许可证缺失
• 环境监测记录缺失
• 危废台账不完整
• 外来法规未更新
• 文件审批缺失
• 文件版本混乱
• 保存期限不符合要求

审核公式

环保文件要受控，
记录完整能追踪；
版本更新及时做，
体系运行有证供。

审核链条

文件编制 → 审批发布 → 使用控制 → 更新修订 → 记录保存 → 查阅利用 → 持续改进

不符合项（NC）格式

审核抽查环境管理体系文件管理活动，发现组织未建立文件控制机制，无法提供文件审批记录。
无法证实环境管理体系成文信息已得到有效控制。
不符合ISO14001:2015第7.5条有关：
“环境管理体系和本标准要求的成文信息应得到控制。”
的要求。
审核抽查文件管理活动，发现现场使用的《危险废物管理程序》已作废，但仍在实际工作中使用。
无法证实组织已确保使用适宜版本的成文信息。
不符合ISO14001:2015第7.5条有关：
“应确保成文信息在需要时可获得并适用。”
的要求。
审核抽查记录管理活动，发现组织无法提供危险废物转移联单记录。
无法证实组织已保持环境管理体系运行所需成文信息。
不符合ISO14001:2015第7.5条有关：
“组织应保持本标准要求的成文信息以及组织确定为环境管理体系有效性所必需的成文信息。”
的要求。
审核抽查环境管理体系文件管理活动，发现组织近三年未对环境管理体系文件进行评审更新。
无法证实组织已保持环境管理体系成文信息持续适宜和有效。
不符合ISO14001:2015第7.5条有关：
“组织应对成文信息进行适当评审和更新。”
的要求。
审核抽查环境管理体系运行活动，发现现场作业要求与程序文件规定不一致。
无法证实组织已保持环境管理体系成文信息与实际运行的一致性。
不符合ISO14001:2015第7.5条有关：
“应确保成文信息得到适当控制。”
的要求。
审核抽查环境管理体系文件管理活动，发现组织未建立环境因素识别记录、合规义务识别记录等环境管理体系关键记录。
无法证实组织已保持环境管理体系有效运行所需成文信息。
不符合ISO14001:2015第7.5条有关：
“组织应保持本标准要求的成文信息以及组织确定为环境管理体系有效性所必需的成文信息。”
的要求。

常见问题清单

• EMS有哪些文件化信息？
• 文件如何审批发布？
• 文件如何修订更新？
• 如何防止使用作废文件？
• 环保记录保存多久？
• 如何管理外来文件？
• 环评文件如何保存？
• 排污许可证如何管理？
• 环境监测记录如何保存？
• 危废台账如何管理？

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